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ChatGPTで議事録メールを30秒で書く方法|会議後すぐ送れるプロンプト
会議直後に「議事録送って」と言われるプレッシャーから解放される。メモをChatGPTに渡すだけで、議事録メール・アクションアイテム抽出・英語→日本語変換が30秒で完成するプロンプトを紹介。
📅 2026-04-15⏱ 5分で読める💡 時短効果: 20分 → 30秒
はじめに:会議後の「議事録送って」問題
会議が終わった瞬間に上司から「今日の議事録、関係者にメールしておいて」と言われる。
メモを見ながら清書して、TODOを整理して、宛先を確認して……気づいたら20分経っている。その後も別の仕事が積み重なって、残業コースになる。
ChatGPTを使えばこれが30秒で終わる。
この記事でわかること
- メモから議事録メールを自動生成するプロンプト
- 英語会議→日本語議事録変換プロンプト
- アクションアイテム抽出プロンプト
- 社内・クライアント・取締役会用のテンプレート3種
⏱ 時短効果:20分 → 30秒
プロンプト①:メモから議事録メールを自動変換
走り書きのメモをそのまま貼り付けるだけでOK。
以下の会議メモをもとに、議事録メール(社内関係者向け)を作成してください。
【会議の基本情報】
・日時:(例:2026年4月15日 14:00〜15:00)
・参加者:(例:山田部長、鈴木、田中、佐藤)
・会議の目的:(例:Q2マーケティング予算の承認)
【会議メモ(走り書きでOK)】
(ここに自分のメモをそのまま貼り付ける)
【出力形式】
件名:【議事録】〇〇会議(YYYY/MM/DD)
本文:
・冒頭に1段落の会議サマリー
・議題ごとにH3見出しで整理
・決定事項は太字で強調
・アクションアイテムは「・担当者:期限:内容」の形式で一覧化
・丁寧な締めの言葉
メールの送信準備ができた状態で出力してください。
プロンプト②:英語の会議→日本語議事録変換
外資系や海外クライアントとの会議後に。
以下の英語会議の文字起こし(または自分のメモ)を、日本語の議事録メールに変換してください。
【英語の文字起こし・メモ】
(ここに英語テキストを貼り付け)
【参加者情報】
・日本側:(例:山田(営業部長)、鈴木(担当者))
・海外側:(例:John Smith(Product Manager, US本社))
【条件】
・日本語のビジネスメールとして自然な文体で
・英語のジャーゴン(例:"Let's sync up")は日本語のビジネス表現に変換
・外国人名は原文のまま(例:John Smith)
・TODOはAction Items(アクションアイテム)として一覧化
・次回ミーティングの日程があれば明記
プロンプト③:アクションアイテム抽出+担当者アサイン
会議後のTODO管理に特化したプロンプト。
以下の会議内容から、アクションアイテムのみを抽出・整理してください。
【会議内容】
(議事録メールの本文またはメモを貼り付け)
【出力形式】
| No. | アクション内容 | 担当者 | 期限 | 優先度 |
|-----|--------------|--------|------|--------|
・期限が明示されていない場合は「要確認」と記載
・優先度は会議の文脈から判断して「高/中/低」で記載
・優先度「高」のアイテムには先頭に【急】を付ける
・担当者が不明な場合は「未定」と記載
ExcelやNotionに貼り付けられる表形式で出力してください。
用途別テンプレート3選
社内会議用
【議事録メールの種類】社内関係者向け(カジュアルめで可)
【トーン】丁寧だが堅すぎない、スピード感を重視
【件名例】【共有】本日のMTG議事録(4/15)
クライアント報告用
【議事録メールの種類】クライアント(取引先)向け
【トーン】フォーマル、礼儀正しく、弊社・御社の敬語を正しく使う
【追加要素】「ご確認いただき、内容に相違がある場合はご連絡ください」を末尾に
【件名例】【ご確認】〇〇プロジェクト打合せ議事録(2026/4/15)
取締役会・経営会議用
【議事録メールの種類】役員・取締役会向け
【トーン】極めてフォーマル、箇条書き多用、数字を具体的に
【追加要素】「承認された事項」「保留・継続審議事項」「否決された事項」を明確に区分
FAQ
Q: 会議の録音データを文字起こしして使うことはできる? A: できます。Notionのレコーディング機能、Otter.ai、iPhoneのボイスメモなどで文字起こしして、そのテキストをプロンプトに貼り付けてください。
Q: 議事録の内容が機密情報を含む場合は? A: 氏名・金額・プロジェクト名などの機密情報は山田ツールでマスキングしてからChatGPTに渡すことを検討してください。ChatGPTのTeam/Enterpriseプランなら学習に使われません。
Q: 出力された議事録の誤字・内容の誤りはどうする? A: 必ず送信前に目視確認を。特に固有名詞・数字・日付は要チェックです。
まとめ
- 走り書きのメモをそのまま貼り付けるだけで議事録メールが完成する
- 英語会議の文字起こしも日本語議事録に変換できる
- TODOの抽出・担当者アサインも自動化できる
- 社内・クライアント・役員向けとトーンを使い分けるのが重要