ChatGPTで議事録メールを30秒で書く方法｜会議後すぐ送れるプロンプト

はじめに：会議後の「議事録送って」問題

会議が終わった瞬間に上司から「今日の議事録、関係者にメールしておいて」と言われる。

メモを見ながら清書して、TODOを整理して、宛先を確認して……気づいたら20分経っている。その後も別の仕事が積み重なって、残業コースになる。

ChatGPTを使えばこれが30秒で終わる。

この記事でわかること

• メモから議事録メールを自動生成するプロンプト
• 英語会議→日本語議事録変換プロンプト
• アクションアイテム抽出プロンプト
• 社内・クライアント・取締役会用のテンプレート3種

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⏱ 時短効果：20分 → 30秒

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プロンプト①：メモから議事録メールを自動変換

走り書きのメモをそのまま貼り付けるだけでOK。

以下の会議メモをもとに、議事録メール（社内関係者向け）を作成してください。

【会議の基本情報】
・日時：（例：2026年4月15日 14:00〜15:00）
・参加者：（例：山田部長、鈴木、田中、佐藤）
・会議の目的：（例：Q2マーケティング予算の承認）

【会議メモ（走り書きでOK）】
（ここに自分のメモをそのまま貼り付ける）

【出力形式】
件名：【議事録】〇〇会議（YYYY/MM/DD）

本文：
・冒頭に1段落の会議サマリー
・議題ごとにH3見出しで整理
・決定事項は太字で強調
・アクションアイテムは「・担当者：期限：内容」の形式で一覧化
・丁寧な締めの言葉

メールの送信準備ができた状態で出力してください。

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プロンプト②：英語の会議→日本語議事録変換

外資系や海外クライアントとの会議後に。

以下の英語会議の文字起こし（または自分のメモ）を、日本語の議事録メールに変換してください。

【英語の文字起こし・メモ】
（ここに英語テキストを貼り付け）

【参加者情報】
・日本側：（例：山田（営業部長）、鈴木（担当者））
・海外側：（例：John Smith（Product Manager, US本社））

【条件】
・日本語のビジネスメールとして自然な文体で
・英語のジャーゴン（例："Let's sync up"）は日本語のビジネス表現に変換
・外国人名は原文のまま（例：John Smith）
・TODOはAction Items（アクションアイテム）として一覧化
・次回ミーティングの日程があれば明記

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プロンプト③：アクションアイテム抽出＋担当者アサイン

会議後のTODO管理に特化したプロンプト。

以下の会議内容から、アクションアイテムのみを抽出・整理してください。

【会議内容】
（議事録メールの本文またはメモを貼り付け）

【出力形式】
| No. | アクション内容 | 担当者 | 期限 | 優先度 |
|-----|--------------|--------|------|--------|

・期限が明示されていない場合は「要確認」と記載
・優先度は会議の文脈から判断して「高/中/低」で記載
・優先度「高」のアイテムには先頭に【急】を付ける
・担当者が不明な場合は「未定」と記載

ExcelやNotionに貼り付けられる表形式で出力してください。

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用途別テンプレート3選

社内会議用

【議事録メールの種類】社内関係者向け（カジュアルめで可）
【トーン】丁寧だが堅すぎない、スピード感を重視
【件名例】【共有】本日のMTG議事録（4/15）

クライアント報告用

【議事録メールの種類】クライアント（取引先）向け
【トーン】フォーマル、礼儀正しく、弊社・御社の敬語を正しく使う
【追加要素】「ご確認いただき、内容に相違がある場合はご連絡ください」を末尾に
【件名例】【ご確認】〇〇プロジェクト打合せ議事録（2026/4/15）

取締役会・経営会議用

【議事録メールの種類】役員・取締役会向け
【トーン】極めてフォーマル、箇条書き多用、数字を具体的に
【追加要素】「承認された事項」「保留・継続審議事項」「否決された事項」を明確に区分

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FAQ

Q: 会議の録音データを文字起こしして使うことはできる？ A: できます。Notionのレコーディング機能、Otter.ai、iPhoneのボイスメモなどで文字起こしして、そのテキストをプロンプトに貼り付けてください。

Q: 議事録の内容が機密情報を含む場合は？ A: 氏名・金額・プロジェクト名などの機密情報は山田ツールでマスキングしてからChatGPTに渡すことを検討してください。ChatGPTのTeam/Enterpriseプランなら学習に使われません。

Q: 出力された議事録の誤字・内容の誤りはどうする？ A: 必ず送信前に目視確認を。特に固有名詞・数字・日付は要チェックです。

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まとめ

• 走り書きのメモをそのまま貼り付けるだけで議事録メールが完成する
• 英語会議の文字起こしも日本語議事録に変換できる
• TODOの抽出・担当者アサインも自動化できる
• 社内・クライアント・役員向けとトーンを使い分けるのが重要

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